会务工作流程

时间:2011-08-03   阅读数:

1、会前准备

1)了解掌握会议主(议)题、召开的时间、出席范围和人数,安排会议场所

2)发布会议通知。通知内容主要包括主(议)题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入学校重要活动安排表、在校园网公布、电话通知、电子邮件通知和书面通知等,根据会议的需要采取一种或多种方式通知,并及时向办公室负责人报告通知送达情况和拟出席情况

3)邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会,要提前制发邀请函并在会前将汇总反馈情况报有关领导。根据需要,安排车辆接送事宜

4)准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前,提交领导审定后付印

5)落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括:

主席台布置。包括主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、花卉、茶水等。

会场环境。包括会标布置、盆花摆放、音响设备、灯光空调等,必要时,安排就座区域分布。

落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其它应急服务。

6)安排会议接待。根据会议需要,做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排,落实参观游览安排,及有关纪念品赠送工作

7)发布新闻信息。通知党委宣传部,做好新闻宣传工作安排。如有必要,安排专人做好会议记录,做好编印会议简报的准备工作

8)协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的,需要召开协调会,落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限;明确责任部门、责任人。协调会前,一般应提出工作分工预案

9)检查会务准备情况。会务准备工作布置后,要重视动态的检查监督,对没有及时完成规定任务的,要及时采取措施加以弥补

2、会中服务

1)检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响等设备、主席台的布置情况

2)检查服务人员就位情况

检查签到准备工作,签到处负责人员应该提前到位,做好签到准备工作

检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况

检查休会期间茶点服务等

3)检查会议记录人员到位情况。记录要准确、完整;重要内容要记清原话;必要时要做好录音准备工作

4)检查摄影、摄像等新闻采访人员的到位情况

5)做好与会人员合影的各项准备工作

6)做好会议的安全保卫和医疗保障工作

7)编印会议简报

8)编印会议通讯录

9)做好与会人员返程的相关安排

3、会后完善

1)分发与会人员照片、通讯录

2)安排相关人员、车辆为与会人员送行

3)做好会议记录及相关材料的整理归档工作

4)落实会议形成的决议,明确专人协调落实,必要时予以督查督办

5)根据工作需要,对与会人员进行必要的问候和工作联系