西南石油大学物资供应材料自主采购管理办法

时间:2015-11-02   阅读数:

第一条 为了加强内部管理和控制,规范采购行为,保障教学、科研、行政工作的正常进行,以最大限度地降低采购成本,节约采购资金,特制定本办法。

第二条 本办法只适用于材料采购。

第三条 采购流程

1、编制材料申请计划。使用单位根据教学、科研、行政工作的需要编制材料申请计划,经单位领导审核签字后报物资供应科。

2、执行材料采购计划,对使用单位的材料申请计划进行分类,计划金额≥5万元的组织招标采购,计划金额﹤5万元的编制材料采购计划,经科领导审核后交采购人员执行,并通知定点供货商组织货源,安排送货。按要求符合政府采购条件的按政府采购办理。

3、由于特殊原因,使用单位(项目)急需材料可报单位(项目)领导审批后直接通知定点供货商送货;对本地货源有限的急需材料,使用单位可以自购,经单位主管领导签字,到物资供应科验收后到财务报账。

第四条 供应商的确定

1、根据学校材料使用情况,大致分为:玻璃仪器化学药品、百货日杂五金工具、办公耗材三类,每类在市内设定点供应商1-2个。

2、组织相关部门工作人员、实验人员、实验室管理人员、维修人员等,通过对学校常用材料的报价,对供应商的供货品牌、质量、价格、急需材料的响应时间、售后服务承诺等进行综合评判,通过比选确定供应商。

3、供应商比选周期,年采购40/类以上的材料,两年比选一次;

4、供货价格的确定,有报价的严格执行比选报价,没有报价的材料由供应商代购,代购材料的价格遵守“随行就市”的原则,不得高于市场的平均价格。

5、供货价格执行时间,由于市场价经常发生变化,要求供货商每半年更新一次。

6、监督检查,采取定期、不定期对供应商的材料价格、质量、服务承诺的执行情况进行检查监督,如发现价格高于报价的材料,及时通知供应商予以解释;不解释或发现三次高于报价的就取消资格;对供货质量不达标、甚至伪劣产品被使用单位投诉并不更换的取消资格;对不遵守承诺、急需材料响应不及时两次的取消资格。

第五条 材料验收

1、入库材料验收,保管人员根据审批的采购计划或合同、发票(含附件)对到货材料进行验收,核实材料名称、规格型号、数量是否与采购计划一致,质量是否符合要求,资料是否齐全,验收合格后出据材料验收单,切实做到严禁“三无”产品入库。

2、自购使用材料验收,按照使用单位自购发票对所购材料进行验收,核实自购材料的名称、规格型号、数量是否与发票一致,质量是否合格,资料是否齐全;对不便携带、已安装的配件等可以上门验收;对已经消耗的材料需使用单位主管领导或项目负责人签字说明,否则不予验收。

第六条 材料报账,采购人员将材料发票、验收单以及附件分类粘贴成册,经科领导、处领导签字后到财务报销付款。

第七条 本办法自公布日起执行,实验室与设备管理处负责解释。

第八条 此管理办法自201591日开始施行。

实验室与设备管理处

2015629