涉密学位论文为何出现在网上?

时间:2017-03-03   阅读数:

作者:李伟国

以涉密科研项目为背景撰写的学位论文,如果包含涉密内容,应当确定为涉密学位论文。当前,在读研究生参与涉密科研项目的情况较为普遍,但涉密学位论文的保密管理工作却十分薄弱,且缺乏规范、统一的管理制度。近期发生了多起高校、科研院所标有密级的学位论文被刊登在互联网上造成泄密的案件。通过对这些案件的调查处理,笔者发现,在涉密学位论文的定密、撰写、制作、送审、答辩、学位评定、归档、保管、解密与利用等环节,均存在突出的保密管理问题。

从定密说起

当前,学位论文定密较为混乱且极不严肃。这其中,既有该定不定的情况,也有不该定乱定的问题。整体而言,第二种情况较为严重。究其原因,主要有以下几个方面:

一是定密依据欠缺、定密期限不准导致案件频发。当前,高校、科研院所确定涉密学位论文的流程基本一致,即由学生向导师提出申请,并由学校相关部门进行审核。某高校协助某涉密单位培养的硕士研究生肖某,利用其在工作单位掌握的涉密信息撰写了学位论文,并申请为秘密级。该高校研究决定将论文的保密期限确定为5年。论文到期解密后,该高校将其刊登在学校图书馆网站上,后经肖某所在单位鉴定,该论文至今仍属于秘密级国家秘密。某高校在职博士研究生钱某,在涉密单位工作。20089月,钱某以所在单位有关业务为研究课题撰写博士学位论文,在开题、中期考核、外审、正式答辩以及学位评定阶段,均未提出保密要求。直至将博士学位申请材料提交研究生院时,才在学位论文授权页上标注为“保密”,并提出到2013年解密。该高校考虑到钱某在涉密单位工作,同意了其定密要求,补办了论文定密手续。到期解密后,该高校按照要求将论文寄送有关数据库网站刊登,后经赵某所在单位鉴定,该论文至今仍属于秘密级国家秘密。

二是为了规避学位论文的抽检、盲检。为了提高研究生培养质量,国务院学位办每年按比例抽检研究生毕业学位论文。实践中,出于保护国家秘密的考虑,一般不对涉密学位论文进行抽检。与此同时,涉密学位论文也不能在有关互联网学术数据库中进行比对查重。因此,为规避抽检、盲检,提高论文通过率,个别高校、科研院所将不涉密的学位论文确定为国家秘密。如,某高校在和一些单位联合培养研究生的过程中,考虑到这些研究生基础较为薄弱,为提高通过率,违规将不属于国家秘密的学位论文确定为国家秘密。

三是出于保护技术秘密或知识产权的需要。某大学在金属冶炼方面处于国内外领先位置。为保护领先地位,该校一些教师将冶炼过程中的技术细节确定为技术秘密加以保护。研究生在学位论文撰写中若涉及这些技术秘密,就必须将学位论文违规确定为国家秘密,且论文被确定为涉密学位论文后,其送审、答辩和评定均要在校内完成。

四是在承担某些企业委托的科研任务时,将涉及的商业秘密作为国家秘密保护。部分高校、科研院所承担一些企业委托的科研任务,不可避免地会接触到企业的商业秘密,企业往往与合作的高校、科研院所签订保密协议。在此情况下,如果研究生的学位论文涉及企业的商业秘密,高校、科研院所则要求将其违规确定为国家秘密,以达到保护企业商业秘密的目的。如,某重点大学的信息科学与工程学院、机电工程学院等均存在根据委托企业的要求,将承担企业项目涉及的学位论文确定为国家秘密的情况。

加强涉密学位论文的定密管理,一是要进一步明确涉密学位论文的范围,严格定密依据。从调研情况看,笔者认为有两类情况可以确定为涉密学位论文,一类是涉密学位论文依托高校、科研院所承担的涉密项目,另一类是依托委托培养单位的涉密项目。对于依托高校、科研院所承担的涉密项目的涉密学位论文,建议由项目课题组出具有关定密证明材料,经课题组负责人、研究生导师、所在院系、学校或科研机构逐级审核确定密级和保密期限。涉密学位论文的密级和保密期限要征求项目委托方和课题组的意见。对于依托委托单位涉密科研项目的涉密学位论文,建议要由委托单位出具有关定密证明材料,经委托单位有关课题组负责人、研究生导师、所在院系、学校或科研机构逐级审核确定密级和保密期限。涉密学位论文的密级和保密期限要征求委托单位的意见。对此,一些高校已经作出明确规定,如,《湖南大学涉密学位论文保密管理规定》提出:“学位论文的研究内容为非我校管理的涉密项目的,申请办理涉密学位论文开题手续前,须由涉密项目所在单位保密委员会及涉密项目负责人出具同意该研究生将此涉密项目内容写入学位论文的公函,确定该学位论文密级及保密期限,并附与学位论文研究内容相关的涉密项目证明材料。”

二是撰写涉密学位论文时,要在开题报告中注明依托项目、项目来源、密级及保密期限,未注明的,论文中不得涉及国家秘密。开题时未经过密级确定和审查,在学位论文完成后不得进行定密。要尽量对涉密科研项目涉及的涉密内容进行分解,对能够进行降密或无密化处理的作出适当处理,最好把学位论文的选题确定为基础性科学研究。同时,要明确论文选题不涉及国家秘密,但涉及尚未公开的内部事项,包括涉及企业商业秘密的,只能确定为内部论文,不能定为涉密学位论文。

在哪儿写更安全

高校、科研院所在其制定的涉密学位论文保密管理规定中均明确,涉密学位论文的撰写必须在涉密计算机上进行,制作要符合国家保密要求。但调研中发现,由于对论文的撰写、制作环节缺乏监管,致使规定成为一句空话。究其原因,一是缺乏撰写涉密学位论文的设施环境。高校、科研院所承担涉密科研项目所用的涉密计算机一般是专机专用,且大部分用于项目有关工作,很难有空余时间供研究生撰写学位论文使用;此外,有关计算机往往集中管理,使用需要履行相应的手续,研究生没有条件使用涉密计算机从事学位论文的撰写。二是难以利用互联网信息资源。当前,互联网成为研究生搜集、获取学术资源最为重要的一个途径。然而,使用涉密计算机撰写学位论文,给从互联网上获取学术资源造成了很大的困难。因此,在现实中,许多研究生不得不在连接互联网的计算机上撰写涉密学位论文。三是制作环节无法确保安全。大部分高校、科研院所没有指定的学位论文制作单位,主要靠研究生自行寻找制作单位,涉密学位论文的制作常在一些个体打印社、复印店里完成,存在较大的泄密隐患。

加强涉密学位论文的撰写、制作环节的保密管理需要引起高校、科研院所的高度重视。开题时确定为涉密学位论文的,撰写过程应严格按照涉密信息和涉密载体进行管理,在规定的场所制作。高校、科研院所以及研究生导师要创造涉密学位论文的撰写环境,涉密学位论文的撰写必须在涉密计算机上进行,严禁在连接互联网的计算机上操作。在涉密学位论文完成过程中,形成的相关文献、图片、实验原始数据等资料要根据涉密情况,按照涉密载体和密品要求进行管理,参加相关研究的研究生不得私自将此类资料带出实验室和办公室,不得私自复制、摘抄、保存和销毁,不得与无关人员谈论涉密学位论文有关内容。高校、科研院所要指定专门的场所制作涉密学位论文,严禁在没有保密防护措施的场所制作。

评审专家要严管

当前,在涉密学位论文的送审、答辩及学位评定环节也存在较为严重的泄密隐患,根本原因在于该环节扩大了涉密学位论文的知悉范围,难保不出现泄密问题。具体而言,主要有以下两个方面的问题:

一是送审、答辩专家的选择缺乏明确的依据。虽然一些高校、科研院所都明确规定,要与送审、答辩专家签订保密承诺书,但这并不能保证这些专家在承担送审、答辩工作时能够严格保守论文中涉及的国家秘密。调研中发现,为保证涉密学位论文在送审、答辩环节不发生泄密问题,高校、科研院所主要采取两种做法,一是请所在地的军队院校有关专家参与涉密学位论文的审阅、答辩,因为军队院校相对于地方高校、科研院所保密要求更严,专家、教师的保密意识更强;二是选择本校相关院系的老师参与审阅、答辩,便于加强保密管理。但这两种做法无疑对学位论文评定的公正性提出了挑战。

二是送审论文的保管环节存在盲区。高校、科研院所一般都要求送审的涉密学位论文编号、登记,通过机要寄送或专人送达评审专家,审阅后原文要通过机要途径寄回或专人收回,但这难以保证有关论文在专家手中不被复制、扩散。

加强送审、答辩及学位评定环节的保密管理,首先,要在学位论文送审评阅前,对论文评审专家进行严格遴选。评审专家必须具备涉密人员资格,学校研究生教育部门或保密机构在论文送审的同时应向评审专家发出保密提醒或者与其签订保密承诺书,明确保密义务、泄密后果及责任。对于涉密学位论文的外审,建议教育行政主管部门研究建立涉密学位论文评审单位和专家名录库,规范对评审单位和专家的保密管理,涉密学位论文在送审时,由高校、科研院所在涉密学位论文评审单位和专家名录库中选择。对于涉密学位论文的内审,各高校、科研院所学位评定委员会在审议时,应承担保密义务和责任,选择在采取保密措施的场所进行。此外,在涉密学位论文答辩时,答辩场所应具备保密条件,答辩委员会成员以及出席答辩会的人员应具备涉密人员资格。

其次,要有专门机构负责送审工作。论文必须编号、登记,并通过机要寄送或按规定由专人送达评审专家,审阅后的论文原件及其评审意见需通过机要寄回或按规定由专人收回。论文评审专家应当在符合保密要求的环境下对论文进行评审,不得摘抄、复制、扩散。有条件的高校、科研院所可以研究建立涉密学位论文集中评审制度,由专门的部门统一管理待评审的涉密学位论文,专家集中在符合保密管理要求的场所进行评审。

答辩不是结束

已经通过答辩的研究生学位论文,应当按规定进行归档。实践中,由于缺乏相关管理要求,涉密学位论文的归档和保管环节存在较大的泄密漏洞。

一是高校、科研院所内部存档、保管不规范。一般而言,纸质的涉密学位论文保存在高校、科研院所的档案馆或图书馆;电子版的涉密学位论文有的高校保存在研究生院,有的保存在图书馆,一般单独设置一台涉密计算机用于存储。频发的案件显示,当前部分高校、科研院所存放、保管纸质涉密学位论文的环境不符合保密管理要求,有的没有安装监控设备,有的甚至存放在木质柜子中;而电子版的涉密学位论文则缺乏严格的管理措施,安全防护薄弱。

二是向有关图书馆提交涉密学位论文的做法不一。根据《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》第二十三条的规定,已经通过的博士学位论文,还应当交存北京图书馆(1999年更名为国家图书馆)和有关的专业图书馆各一份。据了解,在涉密博士学位论文的提交问题上,出于保密的考虑,各高校、科研院所采取了不同措施。一种是将非涉密论文提交到相关图书馆,而将涉密论文保存在本单位的档案馆、图书馆或者文献保密库,待解密后再提交至相关保存机构及图书馆;另一种是高校、科研院所将涉密博士论文同公开论文一并提交至相关保存机构及图书馆,由收缴机构根据相关保密制度对论文进行特殊保存。

三是高校、科研院所违规向有关数据库网站提交涉密学位论文。当前,各高校、科研院所一般会将学位论文送交中国科学技术信息研究所主办的万方数据库和清华大学主办的中国知网数据库。虽然万方数据库和中国知网数据库在有关协议中已明确要求不得提供涉密学位论文,但个别高校把关不严,导致违规提供涉密学位论文,进而造成泄密。

有关部门曾在检查中发现,某高校的两篇涉密学位论文被刊登在某数据库网站上。经查,该数据库网站将高校提交的纸质学位论文,扫描制作成文档格式,通过互联网向用户提供查询和下载服务。双方之前虽有约定,不允许提交涉密学位论文。但在工作中,该高校有关人员违反规定,将涉密学位论文作为非密论文提交给数据库网站。数据库网站有关人员保密审查不严格,未发现论文有密级标志,导致涉密学位论文被扫描刊登在互联网站上,造成泄密。事件发生后,该高校及数据库网站相关责任人员均受到严肃处理。

对于涉密论文归档、保管环节的保密管理,正确的做法是:答辩结束后,涉密学位论文(包括正式文本、草本和电子文档)和相关申请、评审材料应当移交给所在院系、部门指定的人员,并填写涉密学位论文移交清单。各高校、科研院所对涉密学位论文进行统一管理。导师应当及时监督学生销毁多余的学位论文,或交学校保密机构处理,确须留存的应由导师按照学校涉密载体管理规定集中保管。对于需提交到图书馆的涉密学位论文,需要双方有关人员进行充分沟通,明确提交的论文中是否包含涉密学位论文。图书馆对接收的涉密学位论文应当逐一明确密级和保密期限,对收藏情况进行登记整理,建议按照解密时间进行排序。对于提交到有关数据库网站的学位论文,则要严格核实比对,杜绝刊登涉密学位论文的案件发生。

准确解密很重要

一些高校、科研院所规定,涉密学位论文保密期限届满,即对社会公开。但在实践中,由于定密不准,特别是保密期限确定有误,很容易造成保密期限届满,但论文实质上仍然属于国家秘密的问题出现。

为解决这一问题,高校、科研院所应当加强对涉密学位论文的动态管理。在保密期限内的涉密学位论文,要按照《国家秘密定密管理暂行规定》的要求,每年进行审核,符合解密条件的,及时解密。慎重起见,高校、科研院所在对涉密学位论文进行解密时,应征询该涉密学位论文所依托的涉密项目委托方和课题组的意见,避免因为擅自解密造成国家秘密的泄露。需要延长保密期限的,应及时采取措施,并通知有关知悉单位(包括论文收藏机构)和人员。如,《清华大学研究生学位论文保密管理规定》要求:“涉密学位论文的密级调整或保密期限变更,每年3月集中调整一次。由档案馆将上一年保密期限届满的论文清单转交保密办公室,由保密办公室转交各院(系、所)保密领导小组,各院(系、所)对需要变更密级或保密期限的论文提交‘研究生学位论文密级调整/保密期限变更申请表’,报学校保密委员会批准。密级与保密期限未变更而届满的涉密学位论文将自行解密,解密后按公开论文处理。”

图书馆等涉密学位论文的收藏机构,需要解密涉密学位论文时,首先应当考虑提交单位的解密意见,在得到对方的解密许可后,方可进入解密程序。其次,要严格按照解密时间进行解密。论文中明确标明解密时间的,可以在解密期限届满时进行解密处理,而没有标明解密时间的应当先与提交单位联系,确认解密时间,或者参照国家制定的保密期限相关规定,必要时征询论文提交单位的意见。

毕业了也要管

在保密管理方面,涉密学位论文作者潜藏的泄密隐患,也应该引起足够的重视:一是擅自将撰写的涉密学位论文等材料携带离校;二是毕业后脱离高校、科研院所的监管,有泄露其撰写涉密学位论文内容的可能。调研中发现,目前高校、科研院所对离校的学生缺乏管控措施,存在泄密风险。

加强对涉密学位论文作者的保密管理应当从以下几个方面下功夫:

一是要降低研究生接触涉密科研项目的涉密程度。当前,参加涉密科研活动的研究生一般分为两种:一种是在科研活动中确实接触了涉密内容;另一种是导师在分配科研内容时采取了分段安排任务、回避核心技术等脱密处理措施,学生虽然参加了涉密科研项目,但没有接触涉密内容。因此,为保护涉密信息安全,导师要尽量将涉密科研内容进行降密、脱密处理,避免研究生接触涉密程度较高的内容。

二是强化离校前的资料清退和保密教育。高校、科研院所要完善清退手续,研究生毕业时要将保存的涉密文件、资料移交给导师,并填写移交清单;要建立脱密期和保密承诺制度,涉密研究生离校的脱密期可根据涉密项目保密情况来确定,同时,涉密研究生要签订保密承诺书,明确对涉密学位论文的保密义务和泄露的法律后果。研究生应当凭保密承诺书和资料移交清单,办理有关手续并领取学位证书和毕业证书。

三是加强对研究生离校后的保密监督。毕业研究生的接收单位为党政机关、国有企事业单位的,应当告知其研究生涉密及脱密期情况,请其协助加强监督;用人单位是其他企业的,如确有需要,则应当请毕业研究生社保关系或户籍所在地、常住地的相关部门协助做好监督管理工作。